Kyowa Kirin International

Office Manager - Dusseldorf, Germany

Job Locations DE-Dusseldorf
Posted Date
1 month ago(31/01/2024 14:08)
Category
CGM

Overview

Unser Ziel bei Kyowa Kirin International (KKI) ist es, Menschen zum Lächeln zu bringen. Dies bedeutet mehr als die Entdeckung und Entwicklung von Arzneimitteln; Es geht darum, Fürsorge in alles einzubetten, was wir tun, um jeden Tag etwas für diejenigen zu bewirken, die sie am dringendsten benötigen. Wir sind ein integratives Pharmaunternehmen, das sich Zeit nimmt, um zu verstehen, was für unsere Patienten, ihre Familien und ihr medizinisches Fachpersonal wirklich wichtig ist, und unseren Mitarbeitern hilft, mutige Maßnahmen zu ergreifen, die früher lebensverändernde Lösungen liefern. Unsere Kultur ist in unseren Werten verwurzelt: Teamarbeit, Engagement für das Leben, Innovation und Integrität. Sie helfen uns, Grenzen zu überschreiten, um außergewöhnliche Wirkung zu erzielen und KKI zu einem hervorragenden Arbeitsplatz zu machen.

 

Zweck der Stelle:

Die Hauptaufgabe des Business Support Managers besteht darin, das Team des Business Support zu leiten und dafür Sorge zu tragen, dass bei Kyowa Kirin DACH administrative und logistische Prozessen mit hoher Qualität umgesetzt, die Erbringung der Dienstleistungen gesichert (Anwesenheit / Fähigkeit / Arbeitsaufteilung) und kontinuierlich verbessert werden. Darüber hinaus arbeitet diese Funktion eng mit dem Cluster General Manager zusammen und unterstützt diesen bei seiner Arbeit.

 

Hybride Position mit unserem Düsseldorfer Büro

 

Responsibilities

  • Leiten des Teams Business Support und führen und entwickeln der Teammitglieder
  • Entwickeln der strategischen Ausrichtung des Bereichs, um Dienstleistungen mit hoher Qualität und großer Kosteneffizienz abdecken zu können
  • Kontinuierliche Optimierung der Dienstleistungen und Prozesse um Effizienz und Effektivität zu fördern
  • Erstellen von Arbeitsplänen (Arbeitsorganisation), so dass Dienstleistungen durchgängig verfügbar sind
  • Verantworten und Steuerung der folgenden Management- und Administrationsprozesse
    - IT
    - Lernplattformen
    - Fuhrpark
    - Kreditkarten
    - Gebäudemanagement
    - Beschaffung Büromaterial
    - Post
    - Empfang
    - Catering
    - Reisenplanung und- abrechnung
    - Veranstaltungsmanagement /-Verträge
    - Purchase Order / Requisition
  • Enge Zusammenarbeit mit dem CGM und Unterstützung die seinen Tätigkeiten
  • Managen von externen Dienstleistern und einkaufen von Dienstleistungen
  • Enge Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Stakeholdern

 

Einhaltung der Vorschriften

  • Einhaltung der Vorschriften des Verhaltenskodex´, u. a. einschließlich der Wahrung hoher professioneller Verhaltensmaßstäbe entsprechend den Unternehmensleitlinien mit einer Sorgfaltspflicht gegenüber dem Ansehen des Unternehmens sowie der Branche als Ganzer.
  • Ausnahmslose Einhaltung von Compliance Richtlinien und AKG e. V. (Arzneimittel und Kooperation im Gesundheitswesen) Verhaltenskodex
  • Umgehende Meldung von vermuteten oder wahrgenommenen Compliance Verstößen an die Geschäftsleitung oder Compliance Officer

 

Qualifications

  • Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare abgeschlossene Ausbildung
  • Erste Führungserfahrung
  • Teamfähigkeit und Fähigkeit zum Erfahrungsaustausch
  • Kenntnisse und Erfahrungen in den oben beschriebenen Aufgabengebiete
  • Fähigkeiten in Planung und Organisation
  • Verantwortungsbereitschaft und Fähigkeit eigenständig Entscheidungen zu treffen
  • Überdurchschnittliche Kenntnisse zu Word, Excel und PowerPoint
  • Ausgeprägten Dienstleistungsgedanken
  • Technisches Verständnis für Administration und Weiterentwicklung und Optimierung von entsprechender Prozesse

 

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